《Excel工作管理表》善用工作行事曆與圖表來提升工作效率

是否經常工作做不完？或是和主管、同事協調工作量時，沒有合適的報表工具來輔助彼此溝通呢？有了《Excel 工作管理表》後，就能透過「工作行事曆」、「工作投入圖表」來了解個人工作狀態，將過度投入且成效較差的工作找出來，不但能夠用來改善工作效率，也能避免公司或專案投入在不必要的成本上。

●作品簡介

有一次拔拔的朋友來問我，有沒有類似「工作時間」管理的表格，能夠快速了解其他工作同仁的各專案投入時間，好讓他能夠有效地調度「專案、人力」的資源，避免利益較差的廠商或專案，過度佔用了公司重要資源。

【作品名稱】：Excel 工作管理表 (內含雙胞胎拔拔個人工作項目的範本)
【作品版本】：Ver 1.2 (2023.4.27)
【檔案格式】：Microsoft Excel 2010以上 (其他版本未測試過相容性, 歡迎大家回報)
【檔案作者】：雙胞胎拔拔
【適用對象】：
1. 「工作繁重」卻又不知道該如何改善個人工作分配的人。
2. 想要管理下屬「工作分配」情況的主管。
3. 想要簡單紀錄工作，同時列印全月「工作行事曆」的工作者。
4. 想要有效管理「專案資源」，或依照投入人力來分配「專案獎金」者。

請支持《Kiwi LIFE》原創文章。原文標題：《Excel工作管理表》善用工作行事曆與圖表來提升工作效率，原文網址：https://kiwislife.com/excel-working-calendar-and-management-table/

●功能特色

可自訂「工作對象、類型、項目說明」的下拉式清單。
將工作紀錄快速轉換為「行事曆」。
可自訂「行事曆」每日顯示的項目數量。
一鍵快速重建「行事曆」的表格。
自動依照所填寫的資料多寡產生「即時報表」，並排除空白項目。

●更新歷程

2023.4.27(v1.2)

【優化】改善「重建報表」的執行效能。
【優化】將所有工作表設定為「自動計算」，避免因 Excel 內建手動計算時，而無法正常顯示。

2017.11.29(v1.1)

【功能】新增「報表」工作表的「日期設定」功能，支援「7日、30日、本月、上個月、自訂」5種模式。
【優化】當圖表資料改變後，返回「報表」工作表時，將會依照投入的「工作量」來自動排序。

2017.11.07(v1.0)

首版發布。

●後續改版計畫

【優化】工作行事曆依照「工作類型」的自訂顏色來顯示。
【功能】新增主管模式，可分別管理其他人員的工作投入狀況。

●《Excel工作管理表》圖文使用教學

1. 設定專屬個人的工作型態：將工作表切換到「工作類型清單」。

2. 自訂工作類型與項目：於黑色欄下方填寫「工作類型」，右側藍色上方欄會自動對應工作類型的名稱，而在該「工作類型」下方的欄列，就是該類型的「工作項目」，當設定完成後，未來填表就可以從「下拉式選單」中快速選取，來完成工作紀錄。

3. 填寫個人工作記錄：請依照表單格式逐步填寫即可，「工時」的部分則是以「小時」為單位，「備註」欄位可有可無。

4. 確認個人當月工作排程：切換到「行事曆」工作表，來確認自己的工作排程是否正確，若每天的工作項目超過「預設6項」，則可自行修改資料列數，再按下「表格重建」按鈕來重製表格。

5. 確認個人工作投入狀況：切換到「報表」工作表，來了解工作圖表概況。

以上圖的「服務對象」結果來看，拔拔在「廠商A」的工作項目較少，但投入時間較長，原來是因為顧問工作狀態下，會需要投入較長的工時來進行評估與分析，此時就可以思考其投資報酬率，是否要減少投入該工作的時間？或是評估該工作的特性，是否屬於前期建置時間較長，後期工時會自然減少的情況。

而在「工作類型」的部分，則可以特別注意哪些工作類型，會佔有你較多時間，若自己屬於「管理階層」的話，就更要懂得分配工作時間並提高效率，像是拔拔目前的工作型態，「交通/差勤」的部分就不能太長，因為對於創業來說，若是花在這部分的時間過多，加上報酬率不高的情況下，等於是「工時上的折損」，因為每省下1小時對我來說，都能夠開創更多的額外收益。

希望大家都能夠透過這樣的管理方式，來改善個人的工作型態與效率，若在運用或執行需求上有任何建議或想法，都歡迎您透過留言或來信跟拔拔交流一下唷！