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《Excel工作管理表》善用工作行事曆與圖表來提升工作效率

是否經常工作做不完?或是和主管、同事協調工作量時,沒有合適的報表工具來輔助彼此溝通呢?有了《Excel 工作管理表》後,就能透過「工作行事曆」「工作投入圖表」來了解個人工作狀態,將過度投入且成效較差的工作找出來,不但能夠用來改善工作效率,也能避免公司或專案投入在不必要的成本上。

《Excel工作管理表》善用工作行事曆與圖表來提升工作效率

●作品簡介

有一次拔拔的朋友來問我,有沒有類似「工作時間」管理的表格,能夠快速了解其他工作同仁的各專案投入時間,好讓他能夠有效地調度「專案、人力」的資源,避免利益較差的廠商或專案,過度佔用了公司重要資源。

【作品名稱】:Excel 工作管理表 (內含 雙胞胎拔拔 個人工作項目的範本)
【作品版本】:Ver 1.0 (2017.11.07)
【檔案格式】:Microsoft Excel 2010以上 (其他版本未測試過相容性, 歡迎大家回報)
【檔案作者】:雙胞胎拔拔
【適用對象】:
1. 「工作繁重」卻又不知道該如何改善個人工作分配的人。
2. 想要管理下屬「工作分配」情況的主管
3. 想要簡單紀錄工作,同時列印全月「工作行事曆」的工作者。
4. 想要有效管理「專案資源」,或依照投入人力來分配「專案獎金」者。

 

●功能特色

  • 可自訂「工作對象、類型、項目說明」的下拉式清單。
  • 將工作紀錄快速轉換為「行事曆」
  • 可自訂「行事曆」每日顯示的項目數量。
  • 一鍵快速重建「行事曆」的表格。
  • 自動依照所填寫的資料多寡產生「即時報表」,並排除空白項目。

 

●更新歷程

2017.11.07(v1.0)

  1. 首版發布。

 

●後續改版計畫

  1. 【優化】增加「自訂報表時段區間」的功能。
  2. 【優化】工作行事曆依照「工作類型」的自訂顏色來顯示。

●《Excel工作管理表》圖文使用教學

1. 設定專屬個人的工作型態:將工作表切換到「工作類型清單」

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2. 自訂工作類型與項目:於黑色欄下方填寫「工作類型」,右側藍色上方欄會自動對應工作類型的名稱,而在該「工作類型」下方的欄列,就是該類型的「工作項目」,當設定完成後,未來填表就可以從「下拉式選單」中快速選取,來完成工作紀錄。

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3. 填寫個人工作記錄:請依照表單格式逐步填寫即可,「工時」的部分則是以「小時」為單位,「備註」欄位可有可無。

《Excel工作管理表》簡單填寫工作紀錄, 報表及工作行事曆自動完成

4. 確認個人當月工作排程:切換到「行事曆」工作表,來確認自己的工作排程是否正確,若每天的工作項目超過「預設6項」,則可自行修改資料列數,再按下「表格重建」按鈕來重製表格。

《Excel工作管理表》自動產生完整的工作行事曆(work calendar)

5. 確認個人工作投入狀況:切換到「報表」工作表,來了解工作圖表概況。

excel-working-calendar-and-management-table_charts

以上圖的「服務對象」結果來看,拔拔在「廠商A」的工作項目較少,但投入時間較長,原來是因為顧問工作狀態下,會需要投入較長的工時來進行評估與分析,此時就可以思考其投資報酬率,是否要減少投入該工作的時間?或是評估該工作的特性,是否屬於前期建置時間較長,後期工時會自然減少的情況。

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而在「工作類型」的部分,則可以特別注意哪些工作類型,會佔有你較多時間,若自己屬於「管理階層」的話,就更要懂得分配工作時間並提高效率,像是拔拔目前的工作型態,「交通/差勤」的部分就不能太長,因為對於創業來說,若是花在這部分的時間過多,加上報酬率不高的情況下,等於是「工時上的折損」,因為每省下1小時對我來說,都能夠開創更多的額外收益。

希望大家都能夠透過這樣的管理方式,來改善個人的工作型態與效率,若在運用或執行需求上有任何建議或想法,都歡迎您透過留言或來信跟拔拔交流一下唷!

 

●版權聲明

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●下載檔案資訊

  • 檔案名稱:《Excel工作管理表》
  • 檔案格式:ZIP
  • 版本:v1.0
  • 檔案大小:92kb
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作者:| 2017-11-13T09:57:20+00:00 2017/11/07|文章分類:Excel, 工具軟體|標籤: , , , |

關於作者:

「觀察」是我的興趣、「體驗」是我的堅持,我堅信「凡事都有它的原因,只不過細節藏在不易發現的地方!」,創作出能夠改善生活品質的工具,是興趣也是個人的期許。 - 凡你們所做的都要憑愛心而做。(林前 16:14)