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Excel電子記帳本-v3系列版本圖文使用教學

過去有許多網友,在不經意的情況下,透過各式各樣的管道,像是「其他部落客推薦、粉絲團推薦、E-Mail轉寄…等」方式,收到了雙胞胎拔拔所設計的「v3.x系列」記帳本,不過對於初次學習記帳的使用者來說,此版本又顯得相對複雜難以上手,現在只要透過本教學文章,就能夠快速上手可跨年度使用的記帳本了。

●記帳本版本說明:

拔拔的電子記帳本,共區分為兩種版本:
「v2.x系列」:給記帳初學者使用,看到哪裡填到哪裡,數字立即反應!
「v3.x系列」:給記帳進階者使用,各種收支、轉提…等行為,在各自表單填寫,可跨年度!

而本篇要教大家的是比較複雜的「v3.x系列」記帳本的使用方法。

 

●V3記帳本下載連結:

首先請至下面連結取得 v3.x 系列的最新版本檔案。

Excel記帳本 v3.2 跨年度記帳版

點擊文章底部的「點擊下載」按鈕後,會跳出詢問檔案儲存位置的視窗,如下圖所示,選擇「儲存檔案」,如不知道要存在哪裡,可選擇儲存在「桌面」,比較方便下載完成後,可快速開啟檔案!

 

當你從桌面開啟「2015 SavingBook v3.1L.zip」的壓縮檔後,可以用兩種方式將檔案取出。
1. 直接將需要的檔案「拖曳」到桌面。
2. 在需要的檔案上按下「滑鼠右鍵」,選擇「複製」,再到桌面按下「滑鼠右鍵」,選擇「貼上」即可。

 

如此就完成了檔案下載,以及解壓縮的程序,便可以開始正式使用「v3.x系列」的記帳本囉~

 

●首次使用V3系列記帳本的設定教學

首次開啟「v3.x系列」記帳本檔案,會看到下面畫面,請點選畫面中「右下角」「Options」來進行相關設定。

01-設定按鈕

 

Q:為何要做基礎帳務設定?
A:因為要讓自己的現金、銀行帳戶的金額,達到類似同步的狀態,較方便後續資金運用上,更能夠清楚掌握!

 

接下來只要依照拔拔區分的 4個步驟,就可以完成基礎帳務設定囉!
●第1步─基本設定:

01-基本設定
‧貨幣格式:主要是用來顯示自己習慣的貨幣符號。(預設是不使用)
‧貨幣小數點(0~3):對於使用外幣的使用者來說,會需要使用小數點,請依照自己貨幣情況選擇小數點後幾位,如果是要小數點後2位,如:99.99,則將設定選擇為「2」即可。(預設是不使用)
‧每月起始日(1~28):每個使用者有自己習慣的月報表顯示方式,只要變更起始日的日期,月報表的第一天,就會以該日期當作第一天。(預設是每月1日,當作第一天)
‧繳款用銀行帳戶數:主要是將在使用中的銀行帳戶,設定為繳款帳戶,目前最多可設定5個。假設設定了5個,那麼超過第5個的銀行帳戶,就不會作為繳款使用,因此不會在收支填寫的清單中,出現第6個(含)以後的銀行帳戶。(預設繳款帳戶為3個)
‧提醒天數(開啟通知):當有設定行事曆提醒時,或是信用卡繳款提醒,都會以此欄位的資訊為基礎,如果設定為「7天前」,則在繳款日的前7天,每次重新開啟記帳本時,就會跳出提醒通知,避免忘記繳款,或是遺漏重要提醒事項。(預設為7天前)
‧保留功能:保留未來使用的功能,暫不開放。

 

●第2步─銀行帳戶設定:

02-銀行帳戶設定
‧銀行帳戶設定:主要就是將自己有在使用的銀行帳戶填寫上去,並且在開始使用前,將每個銀行帳戶的餘額,正確填寫上去,之後使用銀行帳戶扣款,或是有轉提…等行為時,金額都能夠正確顯示。
※特別提醒:如果沒有使用這麼多銀行帳戶,把多餘的刪除,就不影響收支填寫時,跑出一堆沒有使用的銀行帳戶了唷!

●第3步─現金設定:

03-前年度現金餘額設定
‧現金設定:只要將開始記帳前的手邊現金餘額加總,並填入該欄位,之後手頭上的現金,就能夠像銀行帳戶般,同步現金餘額,便於有效分配手頭資金的運用方式。

●第4步─信用卡設定:

04-信用卡設定
‧信用卡設定:這部分的設定跟銀行帳戶類似,除了信用卡名稱之外,這裡所填寫的是開始記帳前,各家信用卡尚未繳款的總額,假設您是在2016年2月份開始記帳,您就必須填寫該信用卡,結帳日前的所有未繳款金額。
而信用卡的「結帳日、到期日」應該從哪裡看?如何填寫呢?下面是中國信託信用卡的範例:
05-信用卡資訊
紅框圈選處有兩個地方:
「帳單結帳日」,就是「結帳日」,結帳日就是在這一天之前,所刷的信用卡支出,都會列入下個月繳款的清單中,而超過結帳日的消費項目,則會列入下個月的支出項目中。
「繳款截止日」,就是「到期日」,記帳本會依照提醒設定的天數,在這個日期之前,提醒您需要繳款的信用卡總額!

這些基礎設定都完成後,接下來就可以開始進行收支資料填寫的部分囉!

 

●v3記帳本資料表填寫教學及提醒事項:

前面完成了基本帳務設定之後,接下來就是要開始填寫個人的收支資料,在此之前,先認識記帳本下方的資料表,每個資料表代表的是各自不同的功能

06-資料表

  • YearReport:年報表,用來檢視全年度的收支情況。
  • MonthlyReport:月報表,用來檢視每個月分的收支情況。
  • Calendar:行事曆,用來設定各種節日、重要事項…等,跟日期有關的提醒項目。
  • Credits:信用卡,用來進行信用卡還款的設定。
  • Incomes:收入項目,用來填寫各種收入的項目資料,像是薪資、紅利、年終…等等。
  • Spend1:浮動支出,用來填寫各種瑣碎的支出項目,像是伙食、日常用品…等等。
  • Spend2:固定支出,用來填寫各種固定繳交的支出項目,像是水電費、保險費、寬頻網路費…等等。
  • Bank:銀行帳戶,用來管理各銀行資金流動的表單,像是「存款、提款、轉帳」等操作項目。
  • List:清單設定,主要是設定各種自己常用的支出、收入的項目清單,以利在輸入資料時,更能夠快速選用,加快記帳速度。
  • Options:基本設定如同前頁所說明的各種帳務的基本設定,後續個人帳戶有任何變動,都可在此重新操作。

 

【v3系列記帳方式提醒】

  1. 儘量把各種資料填寫清楚:像是去買菜,最好能夠把各種菜別的價格填寫清楚,便於後續了解菜價浮動的情形。
  2. 減少使用過多的帳戶:一個人的帳戶,只要超過5個以上,由於資金被分散,金額數字看起來會偏低,使用時更容易忽略資金移轉時的重要性,包含轉帳、跨行提領…等,造成手續費的行為,都是無形的支出項目。
  3. 堅持3個月的記錄:只要堅持3個月,就會形成個人的消費習慣,同時顯現一些個人的週期性消費習慣,對於未來管理事前採購規劃來說,是相當有幫助的記錄行為。
  4. 多交流不同的記帳經驗:除了平時的記錄行為外,若能夠和其他人多交流記帳行為,更能夠幫助自己對於不同收支項目的理財觀念,得到更進一步的提升!雖然不是每種方法,都適合自己,但「透過他人的分享,就能夠理解為何對方要這樣做?如果是自己的話,可以怎麼做?」
  5. 堅持每天餘額正確:如果能夠堅持讓每天的餘額都是正確的,哪怕是只有1元的誤差,都有助於幫助自己釐清各項資金的動向,對於長遠的投資理財,預算掌握…等等,將會事半功倍!
作者:| 2017-10-25T16:12:03+00:00 2016/03/02|文章分類:Excel, 使用教學, 工具軟體|標籤: , , |
「觀察」是我的興趣、「體驗」是我的堅持,我堅信「凡事都有它的原因,只不過細節藏在不易發現的地方!」,創作出能夠改善生活品質的工具,是興趣也是個人的期許。 - 凡你們所做的都要憑愛心而做。(林前 16:14)

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