PPT簡報設計不求人 - 製作漂亮專業簡報的技巧教學

還記得有朋友問我「如何做出漂亮的專業PPT簡報？」，網路上的簡報範本這麼多，許多人看著「頁數多、圖表多」的就下載回來修改，最後卻不是老闆所要的？別擔心！雙胞胎拔拔 親自傳授善用網路PowerPoint範本，來製作出漂亮又專業「公司簡介」的商務簡報技巧教學，跟著做就能完成精美的投影片。

●製作優質簡報的事前準備

為了要做出專業且通順的商用簡報，我們需要先準備幾個輔助工具：

PPT簡報範本 (請參考：2017年高人氣的PowerPoint範本免費下載 )
免費圖片素材 (請參考：Freepik 逾43萬張專業圖片，製圖排版沒煩惱 )
免費icon素材 (請參考：FLATICON 超過37萬個彩色專業 icon 圖示 )

這次拔拔以「SlideBazaar」的商用範本為教學範例，並結合製作簡報的技巧，一步步圖文教學的方式，引導大家來完成自己所需的專業簡報設計。

請支持《Kiwi LIFE》原創文章。原文標題：PPT簡報設計不求人 – 製作漂亮專業簡報的技巧教學，原文網址：https://kiwislife.com/ppt-template-design-pro-slide/

●製作優質簡報的8大技巧

01. 搞清楚講者與聽眾是誰，需求是什麼？

這個部分是最重要且關鍵的，為什麼呢？舉例來說：「一家成衣工廠(稱之為A廠商)，想要透過電子商務來銷售產品，卻不知道該如何進行。」剛好您的公司有提供「產品銷售解決方案」的服務，於是促成了雙方首次的商務合作會議。

此時，A廠商就是「聽眾」，想要了解前來拜訪的合作廠商，如何解決他們的問題，可能會想要了解的資訊如下：

是否有其他與A廠商相似公司的成功案例？
想了解您的公司的合作模式有哪些？
在不同的預算規模下，對於產品推廣的影響為何？
一般來說看見成效需要多久的時間？是否需要長期維護的成本？
我如何說服公司的上級，這個合作是有效且有價值的？

接著就是「講者」的部分，有時可能是一人隻身前往，有時可能是一個團隊前往，簡報內容的形式就必須依照講者的專業，來進行適度的調整，其注意事項如下：

講者無論專業領域在哪裡，必須先熟讀客戶的相關情報 (公司簡介、產品服務、市場概況…等)
非講者專業的部分，是否已經將對外說詞(標語)製作於簡報中？
非技術人員，如何透過投影片的重點節錄，將公司技術優勢及解決方案，清楚說明給客戶理解？
誰是主講者？誰是補充者？必須在會議前先順過流程與內容。

當了解「聽眾」和「講者」的情況後，才能夠制定正確的「簡報架構(結構)」，避免會議中出錯。

02. 透過議程(Agenda)來思考簡報的架構與流程

當您拿到簡報範本時，若急著直接開始照著範本上的內容進行修改，可能就會在撰寫到後期時，發生前後不通順，或是連自己都不知道該怎麼進行演說的情形！因此，通常我會建議大家先把簡報範本，切換到「議程(Agenda)」的頁面，去思考一下此次所要製作的簡報，到底具備哪些內容？以「公司簡介」的簡報為例，我們把簡報區分為「四個階段」，透過這四個階段來構思整個簡報的架構。

開場暖身階段
- 講述故事來認識公司概況
- 展現專業來銜接公司優勢
核心價值階段
- 以團隊、專業優勢來帶出產品服務
- 以成就、得獎事蹟來帶出產品服務
市場策略階段
- 概述受眾、地區、語言…等布局策略
- 概述研發類產品的階段性計畫
闡述未來願景
- 延伸公司理念至長遠的1、3、5年

對於 Kiwi LIFE 來說還不算正式成立的公司，但又已經具備了一些品牌概念與產品服務在其中，所以拔拔在 Agenda 這頁思考了一下，在《Kiwi記帳本》尚未正式上市的情況下，我應該先將「團隊優勢與專業」讓對方理解，才順勢帶出相關的「產品服務、市場策略」，最後以「未來願景」來收尾，因此把其簡報結構順序調整如下：

公司簡介：藉由 Kiwi LIFE 成立理念、品牌故事，以及過去的重要事蹟，來告訴對方我們是什麼樣的團隊。
團隊簡介：講述團隊背景與專業優勢，從完整的層面來提高彼此供需的涵蓋率。
服務項目：承接前面的專業項目，詳加說明單一產品/服務項目的特色與優勢。
市場策略：強調我們的產品不是僅看現在，包括未來長遠的海外布局，也一併說明讓對方理解。
未來願景：除了既有產品面的發展外，闡述團隊在未來1、3、5年不同階段的願景及訴求。

如此一來整體簡報的架構已經成形，就可以開始利用範本，進行結構及順序的調整。

03. 挑選合適簡報範本，以「投影片瀏覽」模式進行架構順序重整

因為一個「公司簡介」或「產品/服務簡介」的簡報，通常會有比較多的頁數，因此，當已經制定好簡報架構之後，我們要善用 PowerPoint 本身的「投影片瀏覽」模式，來瀏覽全部的投影片，以便快速的挑選及重新排序需要的投影片。

★「投影片瀏覽」模式的按鈕位置：

在右下方系統列上面一點點，會有「多個矩形」圖示的按鈕，就是「投影片瀏覽」模式，切換到此模式後，就可以看著畫面上的預覽圖來思考要製作的投影片中，有哪些範本是需要的，同時變更順序，拔拔將 SlideBazaar 的投影片進行了下面調整：

「箭頭」是投影片搬移的位置，「灰底」的投影片則是因為沒用到將其刪除，其完成後的順序及結果如下：

您會看到這個投影片的順序和架構，已經和拔拔第2步驟所構思的架構相近了，接著我們就可以開始進行簡報的設計與製作了。

04. 善用免費圖庫/圖片資源，來置換原有的圖片

Freepik 的圖庫資源相當豐富，且只要你懂得運用關鍵字，可以很快地就找到自己想要的圖片，下面拔拔以「成立理念」的投影片為例，跟大家說明如何置換並調整成想要的投影片樣式。

左圖是原始的投影片，您會看到他的投影片結構是「一張大圖、一句標語(配合半透明色塊)、說明文字」，我決定依照他的樣式來進行調整，在標語的部分，我以 馬克思《資本論》的名言當作標語，「一切節約，歸根到底都是時間的節約。」，於是我就到 Freepik 去搜尋適合此意境的圖片，節約有關的英文單詞就是「Saving」，搜尋之後就能夠看到「右圖」存錢的圖片。

不過您會發現右圖的「重心」是在中間，和原本左圖的重心在右邊不同，於是我將版型略微調整，且「說明文字」的部分若是中文，以原來的字級大小，可能要寫非常多才會滿，所以這個部分我調整了下面幾個項目：

加註標題Logo：配合華人的閱讀習慣，將本頁的標題標註上去。
圖片尺寸異動：盡可能依照圖片的重心來微調尺寸。
標語區塊調整：依照圖片重心，來重新配置標語的位置。
文字字級調整：依照所要講述的內容長度，適度地調整文字大小。

而「品牌故事」的部分，我也採用相同的方式來編修，其結果如下圖：

05. 運用免費 icon 及PowerPoint色彩功能來製作專屬圖示

有時看著別人的簡報，詮釋某些功能或是系統特色時，都能夠用「合適的」圖示來表達，有時甚至不需經過口述，閱讀簡報的人也能快速地理解這項功能的意義。其實只要善用 Flaticon 的免費 icon，即使身邊沒有專業的美術同仁，也能夠輕鬆完成這件工作。

假設您已經透過 flaticon 找到了合適的圖示(icon)，但因為大多數從網路上下載的 icon ，大多為「黑色」或「白色」，若要因此還要用繪圖軟體來處理，就太麻煩了！所以若是套用在投影片，卻因為顏色不合時，就要利用 PowerPoint 本身的「色彩」功能，來完成變色的動作。

PowerPoint的「色彩」功能，在「格式」的功能選單中，點選之後，您會看到如上圖的「重新著色」區塊，選擇您想要的顏色，就可以把原本「黑白色」的 icon，快速變成您所需要的顏色囉！

06. 不要拘泥於原有範本的格式，不合用的項目就該刪除

有時我們看著原本漂亮的簡報範本，捨不得做出大調整，卻因為硬套上去，而顯得難以理解或閱讀，下面以「市場布局」的簡報為例子，通常我們提到市場布局，一定跟世界地圖有關連，而原本範本中就是完整的世界地圖，但拔拔的布局其實只需要亞洲區域時，就應該進行合適的調整。

您會看到拔拔將投影片的世界地圖，刪除到只剩下亞洲區，這樣才能夠將「台灣、日本、東南亞」區域，清楚地顯示出來，倘諾您的市場同樣只有單一區域，又堅持要用原本的架構，就會發現難以表現出自家的優勢。

07. 為不在範本格式內的內容，新增素色底的投影片

其實再強大的簡報範本，一定還是有某些想要表達的投影片，不在其範本格式內，此時千萬不要勉強硬套，為了力求更好的表現，反而新增一張「素色底」的投影片，並且保留原有閱讀習慣的「標題區塊」即可，下面是拔拔要詮釋「未來願景135年」不同階段想要訴求的概念，就是採用「白色」為基底。

當然如果您的品牌形象是「深色」為基底，就將新增的「素色」投影片，填滿為深色的底色即可。

08. 利用 PDF 格式寄給客戶來確保檔案編修權，同時容量更輕巧

或許您在完成簡報製作後，總想要加一些「酷炫的聲光效果」在其中，然後另存檔案成「pps、ppsx」的播放檔，或是直接將簡報的原檔「ppt、pptx」寄給對方。其實如果是我收到客戶寄來這樣的檔案，基本上我應該就不會合作了，為什麼呢？原因說明如下：

那些動態效果，僅適用於現場投影且不宜過長，以單純閱讀的情況下，其實反而是相對干擾的行為。
通常「原檔」是給「上級」和自己留存所使用，且若是競爭對手拿到原始檔，不是只要簡單置換一下公司名稱、照片，就成為對手的「公司簡介」了嗎？

這是我通常在商務合作時，會特別注意的地方，若無法注重這兩個環節的窗口，恐怕也會對於雙方合作業務不夠細心，而導致其他風險產生！

另外，存成「PDF」格式的好處，是因為我們可能將許多高解析的圖片，直接置入投影片中，當您另存為 PDF 時，其容量相對輕巧，倘若檔案大小依舊相當大，可以善用 PowerPoint 的「壓縮圖片」的功能，如下圖：

壓縮圖片功能的解說如下：

只套用到此圖片：其壓縮效果只會發生在所「選擇」的圖片上。
刪除圖片的裁剪區域：這是只有些圖片可能會有留白，然後您使用「裁剪」功能將多餘的地方裁切掉時，勾選此功能後，那些裁切的區域圖象就會完全清除，所以若某些圖片還需要保留移動的彈性，就需要把此勾勾拿掉唷！
解析度：如果不列印只要投影的話，可選擇 Web(150ppi)或是電子郵件(96ppi) 格式。

只要圖片依照這個方式處理後，就能夠大幅度壓縮檔案容量，變得更為輕巧。

最後，如果您想要看完整的 Kiwi LIFE 公司簡介範本，請到文章底部的「下載連結」去下載唷！
※很抱歉，因為是非常認真完成的範本，不便提供原始檔，若您製作簡報過程中有任何問題，都歡迎與我交流！