所在位置: 首頁 » 工具軟體 » 使用教學 » PPT簡報設計不求人 – 製作漂亮專業簡報的技巧教學

PPT簡報設計不求人 – 製作漂亮專業簡報的技巧教學

還記得有朋友問我「如何做出漂亮的專業PPT簡報?」,網路上的簡報範本這麼多,許多人看著「頁數多、圖表多」的就下載回來修改,最後卻不是老闆所要的?別擔心!雙胞胎拔拔 親自傳授善用網路PowerPoint範本,來製作出漂亮又專業「公司簡介」的商務簡報技巧教學,跟著做就能完成精美的投影片。

ppt-template-design-pro-slide_banner

●製作優質簡報的事前準備

為了要做出專業且通順的商用簡報,我們需要先準備幾個輔助工具:

這次拔拔以「SlideBazaar」的商用範本為教學範例,並結合製作簡報的技巧,一步步圖文教學的方式,引導大家來完成自己所需的專業簡報設計。

 

●製作優質簡報的8大技巧

01. 搞清楚講者與聽眾是誰,需求是什麼?

01-speaker-and-audience

這個部分是最重要且關鍵的,為什麼呢?舉例來說:「一家成衣工廠(稱之為A廠商),想要透過電子商務來銷售產品,卻不知道該如何進行。」剛好您的公司有提供「產品銷售解決方案」的服務,於是促成了雙方首次的商務合作會議。

此時,A廠商就是「聽眾」,想要了解前來拜訪的合作廠商,如何解決他們的問題,可能會想要了解的資訊如下:

  • 是否有其他與A廠商相似公司的成功案例?
  • 想了解您的公司的合作模式有哪些?
  • 在不同的預算規模下,對於產品推廣的影響為何?
  • 一般來說看見成效需要多久的時間?是否需要長期維護的成本?
  • 我如何說服公司的上級,這個合作是有效且有價值的?

接著就是「講者」的部分,有時可能是一人隻身前往,有時可能是一個團隊前往,簡報內容的形式就必須依照講者的專業,來進行適度的調整,其注意事項如下:

  • 講者無論專業領域在哪裡,必須先熟讀客戶的相關情報 (公司簡介、產品服務、市場概況…等)
  • 非講者專業的部分,是否已經將對外說詞(標語)製作於簡報中?
  • 非技術人員,如何透過投影片的重點節錄,將公司技術優勢及解決方案,清楚說明給客戶理解?
  • 誰是主講者?誰是補充者?必須在會議前先順過流程與內容。

當了解「聽眾」「講者」的情況後,才能夠制定正確的「簡報架構(結構)」,避免會議中出錯。

 

02. 透過議程(Agenda)來思考簡報的架構與流程

02-agenda-thinking

當您拿到簡報範本時,若急著直接開始照著範本上的內容進行修改,可能就會在撰寫到後期時,發生前後不通順,或是連自己都不知道該怎麼進行演說的情形!因此,通常我會建議大家先把簡報範本,切換到「議程(Agenda)」的頁面,去思考一下此次所要製作的簡報,到底具備哪些內容?以「公司簡介」的簡報為例,我們把簡報區分為「四個階段」,透過這四個階段來構思整個簡報的架構。

  • 開場暖身階段
    • 講述故事來認識公司概況
    • 展現專業來銜接公司優勢
  • 核心價值階段
    • 以團隊、專業優勢來帶出產品服務
    • 以成就、得獎事蹟來帶出產品服務
  • 市場策略階段
    • 概述受眾、地區、語言…等布局策略
    • 概述研發類產品的階段性計畫
  • 闡述未來願景
    • 延伸公司理念至長遠的1、3、5年

對於 Kiwi LIFE 來說還不算正式成立的公司,但又已經具備了一些品牌概念與產品服務在其中,所以拔拔在 Agenda 這頁思考了一下,在《Kiwi記帳本》尚未正式上市的情況下,我應該先將「團隊優勢與專業」讓對方理解,才順勢帶出相關的「產品服務、市場策略」,最後以「未來願景」來收尾,因此把其簡報結構順序調整如下:

  • 公司簡介:藉由 Kiwi LIFE 成立理念、品牌故事,以及過去的重要事蹟,來告訴對方我們是什麼樣的團隊。
  • 團隊簡介:講述團隊背景與專業優勢,從完整的層面來提高彼此供需的涵蓋率。
  • 服務項目:承接前面的專業項目,詳加說明單一產品/服務項目的特色與優勢。
  • 市場策略:強調我們的產品不是僅看現在,包括未來長遠的海外布局,也一併說明讓對方理解。
  • 未來願景:除了既有產品面的發展外,闡述團隊在未來1、3、5年不同階段的願景及訴求。

如此一來整體簡報的架構已經成形,就可以開始利用範本,進行結構及順序的調整。

 

03. 挑選合適簡報範本,以「投影片瀏覽」模式進行架構順序重整

因為一個「公司簡介」「產品/服務簡介」的簡報,通常會有比較多的頁數,因此,當已經制定好簡報架構之後,我們要善用 PowerPoint 本身的「投影片瀏覽」模式,來瀏覽全部的投影片,以便快速的挑選及重新排序需要的投影片。

★「投影片瀏覽」模式的按鈕位置:

slideview-mode

在右下方系統列上面一點點,會有「多個矩形」圖示的按鈕,就是「投影片瀏覽」模式,切換到此模式後,就可以看著畫面上的預覽圖來思考要製作的投影片中,有哪些範本是需要的,同時變更順序,拔拔將 SlideBazaar 的投影片進行了下面調整:

03-slide-sort-and-delete

「箭頭」是投影片搬移的位置,「灰底」的投影片則是因為沒用到將其刪除,其完成後的順序及結果如下:

03-slide-sort-and-delete-done

您會看到這個投影片的順序和架構,已經和拔拔第2步驟所構思的架構相近了,接著我們就可以開始進行簡報的設計與製作了。

 

04. 善用免費圖庫/圖片資源,來置換原有的圖片

Freepik 的圖庫資源相當豐富,且只要你懂得運用關鍵字,可以很快地就找到自己想要的圖片,下面拔拔以「成立理念」的投影片為例,跟大家說明如何置換並調整成想要的投影片樣式。

04-slide-change-images

左圖是原始的投影片,您會看到他的投影片結構是「一張大圖、一句標語(配合半透明色塊)、說明文字」,我決定依照他的樣式來進行調整,在標語的部分,我以 馬克思《資本論》的名言當作標語,「一切節約,歸根到底都是時間的節約。」,於是我就到 Freepik 去搜尋適合此意境的圖片,節約有關的英文單詞就是「Saving」,搜尋之後就能夠看到「右圖」存錢的圖片。

不過您會發現右圖的「重心」是在中間,和原本左圖的重心在右邊不同,於是我將版型略微調整,且「說明文字」的部分若是中文,以原來的字級大小,可能要寫非常多才會滿,所以這個部分我調整了下面幾個項目:

  • 加註標題Logo:配合華人的閱讀習慣,將本頁的標題標註上去。
  • 圖片尺寸異動:盡可能依照圖片的重心來微調尺寸。
  • 標語區塊調整:依照圖片重心,來重新配置標語的位置。
  • 文字字級調整:依照所要講述的內容長度,適度地調整文字大小。

「品牌故事」的部分,我也採用相同的方式來編修,其結果如下圖:

04-slide-change-images02

 

05. 運用免費 icon 及PowerPoint色彩功能來製作專屬圖示

有時看著別人的簡報,詮釋某些功能或是系統特色時,都能夠用「合適的」圖示來表達,有時甚至不需經過口述,閱讀簡報的人也能快速地理解這項功能的意義。其實只要善用 Flaticon 的免費 icon,即使身邊沒有專業的美術同仁,也能夠輕鬆完成這件工作。

假設您已經透過 flaticon 找到了合適的圖示(icon),但因為大多數從網路上下載的 icon ,大多為「黑色」或「白色」,若要因此還要用繪圖軟體來處理,就太麻煩了!所以若是套用在投影片,卻因為顏色不合時,就要利用 PowerPoint 本身的「色彩」功能,來完成變色的動作。

05-change-icons-color

PowerPoint的「色彩」功能,在「格式」的功能選單中,點選之後,您會看到如上圖的「重新著色」區塊,選擇您想要的顏色,就可以把原本「黑白色」的 icon,快速變成您所需要的顏色囉!

 

06. 不要拘泥於原有範本的格式,不合用的項目就該刪除

有時我們看著原本漂亮的簡報範本,捨不得做出大調整,卻因為硬套上去,而顯得難以理解或閱讀,下面以「市場布局」的簡報為例子,通常我們提到市場布局,一定跟世界地圖有關連,而原本範本中就是完整的世界地圖,但拔拔的布局其實只需要亞洲區域時,就應該進行合適的調整。

06-jump-off-the-frame

您會看到拔拔將投影片的世界地圖,刪除到只剩下亞洲區,這樣才能夠將「台灣、日本、東南亞」區域,清楚地顯示出來,倘諾您的市場同樣只有單一區域,又堅持要用原本的架構,就會發現難以表現出自家的優勢。

 

07. 為不在範本格式內的內容,新增素色底的投影片

其實再強大的簡報範本,一定還是有某些想要表達的投影片,不在其範本格式內,此時千萬不要勉強硬套,為了力求更好的表現,反而新增一張「素色底」的投影片,並且保留原有閱讀習慣的「標題區塊」即可,下面是拔拔要詮釋「未來願景135年」不同階段想要訴求的概念,就是採用「白色」為基底。

07-use-blank-slides

當然如果您的品牌形象是「深色」為基底,就將新增的「素色」投影片,填滿為深色的底色即可。

 

08. 利用 PDF 格式寄給客戶來確保檔案編修權,同時容量更輕巧

08-save-as-PDF

或許您在完成簡報製作後,總想要加一些「酷炫的聲光效果」在其中,然後另存檔案成「pps、ppsx」的播放檔,或是直接將簡報的原檔「ppt、pptx」寄給對方。其實如果是我收到客戶寄來這樣的檔案,基本上我應該就不會合作了,為什麼呢?原因說明如下:

  • 那些動態效果,僅適用於現場投影且不宜過長,以單純閱讀的情況下,其實反而是相對干擾的行為。
  • 通常「原檔」是給「上級」和自己留存所使用,且若是競爭對手拿到原始檔,不是只要簡單置換一下公司名稱、照片,就成為對手的「公司簡介」了嗎?

這是我通常在商務合作時,會特別注意的地方,若無法注重這兩個環節的窗口,恐怕也會對於雙方合作業務不夠細心,而導致其他風險產生!

另外,存成「PDF」格式的好處,是因為我們可能將許多高解析的圖片,直接置入投影片中,當您另存為 PDF 時,其容量相對輕巧,倘若檔案大小依舊相當大,可以善用 PowerPoint 的「壓縮圖片」的功能,如下圖:

08-compress-images

壓縮圖片功能的解說如下:

  • 只套用到此圖片:其壓縮效果只會發生在所「選擇」的圖片上。
  • 刪除圖片的裁剪區域:這是只有些圖片可能會有留白,然後您使用「裁剪」功能將多餘的地方裁切掉時,勾選此功能後,那些裁切的區域圖象就會完全清除,所以若某些圖片還需要保留移動的彈性,就需要把此勾勾拿掉唷!
  • 解析度:如果不列印只要投影的話,可選擇 Web(150ppi)或是 電子郵件(96ppi) 格式。

只要圖片依照這個方式處理後,就能夠大幅度壓縮檔案容量,變得更為輕巧。

最後,如果您想要看完整的 Kiwi LIFE 公司簡介範本,請到文章底部「下載連結」去下載唷!
※很抱歉,因為是非常認真完成的範本,不便提供原始檔,若您製作簡報過程中有任何問題,都歡迎與我交流!

 

●簡報製作相關素材連結:

●下載檔案資訊

  • 檔案名稱:Kiwi LIFE 公司簡介(範本下載 - PDF)
  • 檔案格式:ZIP
  • 版本:v1.0
  • 檔案大小:1.66MB
本站下載

作者:| 2017-09-05T14:49:17+00:00 2017/09/01|文章分類:PowerPoint, 使用教學, 工具軟體|標籤: , , , , |

關於作者:

「觀察」是我的興趣、「體驗」是我的堅持,我堅信「凡事都有它的原因,只不過細節藏在不易發現的地方!」,創作出能夠改善生活品質的工具,是興趣也是個人的期許。 - 凡你們所做的都要憑愛心而做。(林前 16:14)